摘?要 文件和档案是组成国家信息资源的基本要素和主要成份。随着信息时代的来临 ，档案事情也正爆发着一场重大的厘革 ，而这场厘革首先是由电子文件大宗天生而引起的。充分使用盘算机手艺 ，举行档案信息的管理和档案信息的传输 ，起劲强化电子文件档案管理事情 ，已成为文档战线必需认真思索和急待解决的问题。
要害词 ?电子文件 档案事情 厘革
文件和档案是组成信息资源的基本要素和主要成份。随着信息时代的来临 ，办公自动化水平的一直提高 ，各企事业单位生涯的纸质档案质料的一直增多 ，古板的、简单的载体控制在文件管理中显得力有未逮 ，这就要求我们将差别体现形式的纸质档案信息 ，通过盘算机的录入、扫描、刻录等多种形式转化为数字信息 ，充分使用盘算机手艺和通讯手艺的快速生长为我们提供的优异情形和条件 ，举行档案信息的管理和档案信息的传输 ，以是我们必需起劲强化电子文件档案管理事情。怎样推进电子文件归档事情已成为文档战线必需认真思索和急待解决的问题
1 使用和管理电子文档中遇到的难题与障碍
由于电子文件的特殊属性和体现形式差别于纸质文件 ，以它的特殊性 ，在电子文件档案的归档和管理事情中也有着诸多障碍、难题。
1.1头脑看法障碍
由于档案事情古板的手工管理手段和牢靠管理模式由来已久 ，因此档案管理者头脑中形成的许多古板的头脑管理方法 ，一定阻碍对电子文档等新手艺产品的接受水平。加之电子文件归档与纸质文件相比是一项更为艰辛详尽且难度较大的事情；由于电子文件对盘算机系统的依赖性 ，使其必需借助盘算机编目归档 ，这对不熟悉操作手艺的立卷人来说 ，不像从事纸质文件立卷事情驾轻就熟 ，容易爆发畏难情绪。有的甚至以为电子文件不必归档 ，以为磁介质载体只是形成文件自动化的暂时太过性载体 ，不可直接归档；或怕增添事情量而不肯肩负此项事情。
1.2电子文件的内容不但易于转变 ，并且失去了牢靠的形式 ，保存着控制手段的障碍
文件是一个单位行使其职能和权力的象征 ，大部分文件都有很强的权威性 ，而制发历程特殊是签发手续均有严酷的划定和控制。而电子文件易于修改 ，并且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些手艺可避免伪造电子文件和在“原稿”上增删改 ，但其内容爆发转变的可能性总是比纸质文件要大得多 ，文件的修改、核对等必备的环节难以在最后成稿的电子文件中体现 ，从而使人们感应掌握其内容原貌的难题 ，造成责任不清。这种易被修改性也使得电子文件的执法效力大大削弱 ，也与档案的真实性与凭证属性不符。
现在电子文件的签署手艺尚不普及 ，我们还不可为每一份电子文件盖章或亲自署名 ，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。因此 ，由于对电子文件的控制手段和手艺还尚未完善 ，也阻碍了电子文件归档和电子档案管理的开展和实验。
1.3电子盘算机软硬件手艺的一直更新换代 ，迫使电子文件必需一直地顺应新的“生涯情形” ， 电子文件不再具有牢靠的存储载体 ，凭证使用需要 ，人们可以接纳差别的方法输出。关于恒久生涯的电子文件 ，还需要按期举行复制 ，转换载体 ，以避免信息损失。也就是说一份文件可被差别的“收文者”拷贝到他的电子盘算机存储器上或转换成硬拷贝生涯起来。在差别时间差别所在由差别人获得统一内容文件可以毫无区别 ，无法区分其中哪个是“原件”和“复制件” ，无法通过载体来判断这份电子文件的原始性 ，这也是档案事情者所面临的挑战。
1.4电子档案管理的难题性
电子文档与现有的纸质档案在保管条件上有很大差别 ，主要体现在保管情形、保管条件、保管装备和管理步伐等方面 ，只管电子文档实体比纸质档案的体积大大缩小 ，但对保管要求却高得多。一是对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理 ，绝不是仅仅明确纸质档案管理理论、原则、要领和手艺的管理职员所能胜任 ，也不是仅仅明确电子盘算机手艺或数据通讯手艺的职员所能胜任的。前者不懂电子文件形式、存储、传输、检索、使用等手艺 ，就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案举行管理 ，更无法抵达恒久生涯和开发使用电子档案的目的。后者不懂档案管理的基础知识、管理原则和管理环节 ，无法明确电子档案恒久生涯的须要性和严肃性 ，无法实验电子文件的网络、积累、整理、判断、归档 ，也就不可能接纳一切须要的手艺和步伐恒久生涯电子档案 ，使企业运动的真实纪录遭受损失。以是 ，我们不可盲目地以为通常从事纸质档案管理的职员 ，都能管理电子档案；也不可机械地以为通常明确电子盘算机软硬件手艺或数字通讯手艺的工程职员 ，都可以管理电子档案。
??? 另外 ，纸质档案正处在向电子档案过渡的顺应时期 ，生涯电子文档 ，也要同时生涯响应的纸质文件 ，这需要许多的人力物力 ，以为得不偿失 ，保存着等靠头脑。从心理上对电子档案的管理和使用有着一定水平的倾轧性。 ?
2 解决保存问题的思绪与对策
2.1 要转变看法 ，接受新手艺 ，以人为本 ，铸造复合型文档管理人才资源
电子档案管理 ，实质是一项档案手艺工程的管理。要求档案专业职员必需成为既能从事现代文书的处置惩罚和档案的管理 ，又能从事档案、图书、情报等综合信息的管理。要求管理职员既要具备档案管理基础知识 ，熟练地掌握档案事情的基来源则和要领；又要熟练掌握微电子手艺、电子盘算机软硬件手艺、数字通讯手艺等 ，只有提高自身“含金量” ，才华顺应文档事情的需要和文档事业的生长要求。
详细到各单位可以接纳以下要领：依赖原纸质档案立卷事情主干 ，实现相关部分职能的融会集成 ，建设电子文件归档制度。纸质文件归档经由多年实践 ，已形成相对稳固的主干步队 ，有较好的事情基础 ，各立卷部分都设立了立卷牵头人 ，认真催促检查立卷事情� ？沟缱游募榈狄惨匀宋� ，形成一支步队 ，肩负此项事情。由于大大都盘算机与信息管理职员对档案事情较为生疏 ，不像立卷归档职员经与档案部分多年合作 ，建设了相对稳固的营业关系 ，容易与档案部分在电子文件归档上告竣共识。以是 ，依赖原纸质档案立卷事情主干 ，比以各单位盘算机与信息管理职员为主体 ，重新建设归档事情步队更为现实。由于整理纸质档案大多接纳手工操作的要领 ，这与电子文件处置惩罚手法相差甚远 ，需要新的知识和手艺手段 ，现有的立卷步队尚不顺应事情生长的需要 ，要通过组织营业学习和手艺培训 ，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和手艺 ，担负起电子文件归档事情的重任。电子文件泉源普遍 ，形成者不但有营业管理部分的承办人 ，尚有数据录入员、信息管理与盘算机手艺职员等。将头绪云云之多的电子文件网络归档 ，必需靠制度约束 ，使制度酿成归档职员的自觉行动。要将电子文件归档事情纳入本单位的立卷归档制度 ，并列入信息管理事情程序 ，在安排、检查、总结、审核信息管理事情的同时 ，安排、检查、总结、审核电子文件归档事情。
2.2 确定文档一体化的管理模式 ，增强电子文件的形成与积累、整理与处置惩罚事情。电子文档的推行一定要加速文档一体化的历程 ，电子文件和电子档案的界线日趋模糊 ，电子文件的网络积累应贯串于公牍处置惩罚和科技事情的整个历程。档案事情要从文件事情抓起 ，提前介入到文件的天生历程中。早在20世纪40年月作为文件生命周期理论首创人之一的美国档案学者菲利普.C.布鲁克斯就以为档案事情者应对文件的爆发和管理给予更多的关注 ，应越发重视文件的看法泉源、文件的形成历程和配景 ，这正是尊重和体现了档案界提出的“新泉源原则”和“前端控制”头脑。在现实事情中 ，档案事情者应该凭证本单位的现真相形 ，将档案事情的详细要求提前嵌入到文件管理系统当中 ，对电子文件举行分类、排序 ，通太过类、标引、组合、编号 ，使其处于有序状态 ，从而使所有电子文件形成一个有机的整体。
2.3“两套制”归档的须要性与适时简化合一的可能性
?现在 ，电子文件、纸质文件转化为档案一样平常接纳“双轨制” ，归档内容形成“两套制” ，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档 ，形成内容相同的两套档案。其归档时使用差别的编目要领和存贮工具。档案部分应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明响应的电子文件的编码及存址 ，同时 ，在电子文件归档目录“备注”项中注明响应的纸质文件的档号及存址 ，以便使用时参照互补。在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前 ，它将与纸质档案并存很长时间。但从久远看 ，在电子档案存储介质的手艺条件进一步刷新之后 ，可实验对那些参考作用大、情报价值高的档案 ，接纳以磁、光介质归档为主 ，纸介质归档为辅的做法 ，而对那些凭证价值较高的档案 ，则接纳以纸介质归档为主 ，磁、光介质归档为辅的做法。这样 ，不但能够提高等案管理事情效率 ，优化馆藏 ，也能镌汰档案的体积 ，缓解库房东要的状态。另外电子档案无论使用何种途径归档 ，必需由电子文件形成单位按统一名堂编目整理后 ，传输给档案部分 ，不可由档案部分自行从网上下载 ，以包管电子文件形成部分对其数据的真实性、准确性认真。
3 竣事语
档案的电子化管理 ，档案信息数字化 ，是档案事情中的一个新课题 ，它面临一些不可回避的新问题 ，它是在档案事情起源实践中的一个新生事物 ，虽然还保存一些有待解决的问题 ，但我们不可不认可 ，电子档案的管理 ，在档案现代化管理中不但减轻了劳动强度 ，并且极大地提高了事情效率 ，随着现化化历程的一直深入、档案管理软件系统的一直开发 ，电子文件档案的管理将在现代的档案管理事情中施展更大的作用。
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